lo de enviar un mail cuando se genera una factura nueva o un pedido nuevo se puede hacer, pero hay que configurarlo. Si saben de sql lo pueden hacer ustedes (o si tienen algun consultor que sepa de sql, no es necesario saber de CRM), sino lo tiene que hacer un consultor.
Lo de enviar un mail a los clientes con facturas vencidas, es uno de los modelos de live que viene como ejemplo (desde listados, live). Desde ahi se puede generar tratativas a usuarios internos para el reclamo y enviar mails a los clientes informando la deuda.
Si te fijas en los videos de youtube, en el que habla del circuito de cobranzas, está explicado el uso de esa herramienta.
pablo